La COVID-19 nos mantiene separados y, al mismo tiempo, une a muchos de nosotros mediante nuevas experiencias compartidas: cambios drásticos en el estilo de vida, un vocabulario ampliado («distanciamiento social», «aplanar la curva») y el mundo del trabajo desde casa.
El trabajo remoto no es nuestra nueva normalidad; es lo que ya hacíamos incluso antes de que Automattic abandonara oficialmente su oficina de San Francisco (1.400 metros cuadrados apenas utilizados) en 2016. Los empleados de Automattic (o como nos llamamos, los Automatticians) trabajan a distancia desde todo el mundo: 76 países, para ser exactos. Tenemos analistas de datos y diseñadores gráficos, desarrolladores, profesionales de marketing e ingenieros de la felicidad (nuestro equipo de soporte).
Ayudar al mundo a adoptar la idea de una fuerza laboral distribuida es una misión de Matt; por eso creó el blog y el pódcast, pero también es una pasión de todo nuestro equipo. Quienes formamos parte de Jetpack queremos compartir lo que hemos aprendido (y seguimos aprendiendo) sobre trabajar desde casa. Hicimos un llamamiento a toda la empresa para que la gente compartiera sus mejores consejos, prácticas más eficaces y recomendaciones favoritas.
El trabajo remoto no siempre significa estar en casa. Antes de la COVID-19, algunos trabajábamos desde espacios de coworking locales o pasábamos parte del día en una cafetería. Automattic quiere que todos sus empleados trabajen de la manera más productiva, por lo que ofrece un estipendio para los gastos diarios de café o coworking. Cuando no hay obligación de confinarse en casa, estas ventajas permiten a los empleados crear un entorno que los ayude a hacer su mejor trabajo.
Pero incluso antes de la pandemia, muchos empleados de Jetpack habían convertido sus hogares en su centro de trabajo. Para varias personas, el entorno adecuado para trabajar desde casa comienza con aire fresco.
Jeff Golenski (Diseñador): «Trabaja siempre con una ventana ligeramente abierta o llena tu oficina de plantas. Al mirar la pantalla y respirar durante todo el día, produces una gran cantidad de dióxido de carbono. Tu habitación puede llenarse de CO2, lo que puede provocar fatiga, dolores de cabeza y más. Las plantas absorben ese CO2 y emiten oxígeno a cambio durante la fotosíntesis».
Woody Hayday (Desarrollador): «Plantas, tanto dentro como fuera. Las palmeras areca son baratas en IKEA y sirven como mínimo básico. Descubro que cultivar cosas también me ayuda a salir al exterior a la hora del almuerzo. Si tengo un espacio verde que visitar (y un motivo para hacerlo) durante mis descansos y después del trabajo, toda mi vida laboral es mucho más sostenible; es la característica esencial de mis días más equilibrados. Un jardín parece más importante que nunca, a medida que trabajamos cada vez más con abstracciones en las pantallas».
Y Marly descubrió que ciertos elementos pueden ayudarla a mantener un estado de ánimo positivo durante todo el día.
Marly Ho (Eventos de Jetpack): «Ten al menos un objeto sentimental o positivo sobre tu escritorio o cerca de ti mientras trabajas. Leí en un libro, creo que era de Marie Kondo, que deberías colocar por toda la casa diversos objetos que te recuerden algo positivo. Así, cada vez que te los encuentres, sonreirás o pensarás en ello y serás un poco más feliz. Tengo un Totoro de peluche bastante grande y de tamaño real sentado conmigo en mi «oficina». Me hace compañía y me ayuda a sonreír cuando necesito un impulso».
Luego está el sonido de tu entorno. Si trabajas desde una cafetería, puede que el murmullo a tu alrededor te calme. En casa, tienes que crear esa energía tú mismo.
¡Totoro!
Woody:«La música puede utilizarse para concentrarse o para elevar el ánimo. Tengo listas de reproducción de Spotify grandes, pero que rara vez cambian. Gracias a la repetición, me ayudan a encontrar buenos ritmos mientras trabajo; por ejemplo, esta lista de reproducción en modo aleatorio si estoy programando».
Y una zona de trabajo específica, aunque sea informal, ayuda a concentrarse y a establecer límites.
Andrei Dinu (Diseñador): «Tengo una zona de trabajo exclusiva en la sala de estar. Delimitar un espacio no tiene por qué significar estar en una habitación separada. Utilizo un color distinto en la pared para marcar el inicio del espacio de trabajo. El escritorio está junto a la ventana, así que básicamente me siento de espaldas a toda la casa cuando trabajo. Me hace muchísimo bien».
Rob Pugh (Equipo de marketing): «Tengo una oficina en casa, pero por las noches y los fines de semana también sirve como sala de juegos de mis hijos. (Mis compañeros de trabajo suelen comentar los unicornios o las muñecas que aparecen al fondo durante las llamadas de Zoom). Además, durante la pandemia, también es el dormitorio de mi suegra, así que ahora mi rutina matutina incluye una llamada para despertarme. Fuera, tengo un porche delantero y un patio trasero, y voy alternando entre ellos según la estación y la situación de sol o sombra».
Herramientas y equipo
Muchas profesiones requieren herramientas específicas —una máquina de espresso para un barista, un estetoscopio para un médico— y el trabajo remoto no es una excepción.
Esta es la lista habitual: ordenadores portátiles, teléfonos móviles y material de escritura. Pero también necesitas algo en lo que quizá no pienses: unos buenos auriculares con micrófono.
El hecho de que no estés en la misma oficina no significa que no debas interactuar con tus compañeros. La pérdida de los encuentros imprevistos con colegas o de las reuniones improvisadas junto al dispensador de agua hace que las interacciones que sí tienes sean aún más importantes. En Jetpack usamos Zoom para las videoconferencias. Es estupendo poder vernos cara a cara y nos ayuda a comprender mejor los matices de las respuestas de todos.
Para que la experiencia sea lo más realista posible, Matt insiste en la necesidad de unos auriculares con micrófono de calidad (la empresa paga un conjunto: Sennheiser SC 130 USB-C). En una publicación reciente, comparó 11 modelos diferentes, con precios de entre 35 y 1.000 dólares, para demostrar la diferencia de calidad. Escuchar cada «¡ajá!» y «¡bien!» que se oye marca una gran diferencia en la calidad de nuestras reuniones.
El software que utilizas para la organización, la comunicación y la planificación debe ser igual de sólido. Los equipos de Jetpack se comunican en una red de P2 de toda la empresa para debatir formalmente sobre el trabajo. Un P2 es como un sistema todo en uno de blog, tablón de anuncios, red social y almacenamiento de archivos. Es una herramienta que recomendamos encarecidamente a cualquier organización, especialmente a las que trabajan de forma asíncrona.
Para los chats rápidos y las conversaciones en tiempo real usamos Slack. Los equipos y proyectos individuales tienen sus propios canales; los canales de toda la empresa crean un espacio para debates de mayor nivel, y los canales «watercooler» son un lugar para conversaciones informales y compartir noticias. Tus compañeros de trabajo se convierten en una extensión de tus amigos y familiares.
También utilizamos una variedad de otros programas, entre ellos:
G Suite para colaborar en tiempo real en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más.
Asana, que ayuda con la gestión de proyectos y la programación de tareas.
GitHub, un lugar donde los desarrolladores pueden colaborar en código.
Preguntamos al equipo cuáles eran sus otras herramientas y equipos favoritos:
Rob: «Tengo un escritorio ajustable para trabajar sentado o de pie, con niveles preestablecidos, por lo que es fácil cambiar entre ellos. He descubierto que estar de pie durante mucho tiempo me resulta tan doloroso como estar sentado durante mucho tiempo, así que intentaré alternar entre ambas posiciones cada 30-60 minutos durante todo el día».
Jeff: «Prefiero tener tres pantallas y ejecutar aplicaciones diferentes en cada una:
La pantalla de mi MacBook es mi pantalla principal del navegador. Aquí están mi lectura del P2, el calendario y otras cosas variadas de internet.
Mi pantalla ultrapanorámica del centro es ideal para trabajar en diseños en Figma, Whimsical y otras aplicaciones. Aquí hago wireframes, diagramas de flujo y diseño visual. Me permite ver flujos completos y varias pantallas a la vez.
A la derecha tengo un monitor vertical muy alto; el espacio adicional es estupendo para programar y usar Terminal, Spotify y Slack».
El espacio de trabajo de Jeff
Andrei: «Un buen altavoz también hace maravillas; en algún momento simplemente me gusta poner la música a todo volumen. También recomiendo totalmente Luces Hue. Son increíbles para un entorno de trabajo».
Woody: «Estoy trabajando desde una oficina temporal en un extremo de nuestra sala de estar. Tener la mayor parte de mi antigua oficina en casa guardada en cajas me ha demostrado que una buena configuración se reduce realmente a lo esencial: un buen escritorio, una silla ergonómica, un soporte para portátil, auriculares, ratón y teclado».
Incluso con un entorno bien pensado, un software excelente y equipos sofisticados, es difícil escapar del potencial de las distracciones. ¿Cómo mantiene la concentración nuestro equipo?
Woody: «Límites: ninguna notificación cuando estoy totalmente concentrado, y limitadas en cualquier otro momento. Si la puerta está cerrada, da por hecho que estoy en una llamada».
Eric Binnion (Desarrollador): «Antes recibía notificaciones de todo en mi teléfono, incluida la aplicación de WordPress, Slack y el correo electrónico. El año pasado tuve tiempo para sentarme y pensar durante un vuelo a Alemania, y decidí eliminar todas las notificaciones, tanto laborales como personales, de mi teléfono. Empecé a considerar mi teléfono como una herramienta para que yo la use, en lugar de una herramienta que otros usan para ponerse en contacto conmigo.
Durante las semanas siguientes, noté que estaba un poco menos estresado y un poco más concentrado.
Es fácil sentir que tenemos que responder a nuestros compañeros de trabajo en cuanto se ponen en contacto con nosotros. Pero la mayoría de las veces no es así. Y si alguien tiene algo realmente urgente que comentarte, encontrará la forma de comunicarse contigo».
Jeff: «SÍ. Puede que deje mi teléfono en modo «no molestar» las 24 horas del día, o puede que no. Es increíble lo bien que funciona».
También ayuda separar físicamente los equipos de trabajo de los personales:
Sergey Mitroshin (Desarrollador): «Si mantienes el teléfono sobre la mesa mientras trabajas, cúbrelo con un trozo de papel. No tendrás que luchar contra el impulso de mirar las notificaciones. Y ten un ordenador separado solo para el trabajo; no lo uses para nada más».
Planificación
La productividad, incluso con las herramientas adecuadas, a menudo depende de una planificación sólida, especialmente cuando no existen señales que marquen el horario, como el comienzo de la jornada escolar o una pausa para comer establecida.
Jeff: «Es fácil romper o perder una rutina. La rutina conduce a una mayor sensación de logro, responsabilidad personal y productividad. Utiliza métodos como el seguimiento de hábitos, un diario de decisiones, el método de la matriz de Eisenhower, o el método Ivy Lee para no desviarte del camino».
Woody: «Me ha llevado años, pero ahora tengo una “pista de despegue” (una rutina que me prepara mentalmente) antes del trabajo, y estoy trabajando en un ritual de cierre para después del trabajo. Para mí es meditación, la técnica Alexander (o yoga) y después escribir un diario. Son mis limpiaparabrisas espirituales».
Andrei: «Encuentra algo que esperes con ilusión cada mañana. En mi caso, es tomar un cereal delicioso con leche de avena. Después consulto mi lista de tareas pendientes; si no tengo una, no sé qué hacer a continuación. Mi regla es crear la lista de tareas la noche anterior para no tener que pensar en ello por la mañana».
Marly: «Mantener una rutina y establecer límites es muy importante. Cambiarme a la ropa de diario por la mañana es el primer paso para decirle subconscientemente a mi cerebro: “es el comienzo de un nuevo día. Ve a por ello y sé productivo”.
También creo que deberías asegurarte de planificar al menos una actividad que esperes con ilusión (por grande o pequeña que sea)que implique hacer algo que sea al menos un 50 % diferente de tu trabajo habitual. Para mí, es cocinar, colorear o jugar a un videojuego. Es importante cambiar de marcha tanto para el cuerpo como para la mente».
Paolo Belcastro (Responsable de producto): «Antes de la pandemia pasé a organizar mi vida en bloques de tiempo. Si tuviera que señalar una sola cosa que me ayudó durante el confinamiento, sería esa.
Mi tiempo se presupuesta con antelación y lo reviso semanalmente los lunes. Hay una división clara entre las mañanas, en las que no tengo llamadas de Zoom y mantengo las notificaciones desactivadas, y las tardes, en las que me pongo a disposición para interacciones síncronas. Hago pausas breves entre las sesiones de trabajo y programo pausas más largas para las comidas. El tiempo personal, el tiempo con la familia y el tiempo de sueño también figuran en mi calendario.
El horario de Paolo para la próxima semana. Las secciones verdes genéricas de «concentración» se adjuntarán a tareas específicas el lunes por la mañana durante la revisión semanal del horario.
Tener cada mañana bloques de tiempo de concentración con casi cero interacciones síncronas me permite enfocarme en el trabajo profundo y estar presente al 100 % en cada reunión o conversación individual. Hacer una sola tarea a la vez me mantiene cuerdo».
Woody coincide: «Los días sin al menos unas horas de trabajo concentrado son los días más difíciles para mí».
Sergey: «Personalmente, me gusta la técnica Pomodoro. Divido el día en sesiones de 25 minutos y paso cinco minutos entre ellas caminando o haciendo algunos ejercicios ligeros. Además, durante las sesiones de trabajo solo tengo 25 minutos para terminar algo, así que eso me ayuda a mantener la concentración».
Michelle Weber (Redacción): «¡Igual! Durante las pausas, medito durante 5 minutos, hago un poco de yoga o —mi opción favorita— pongo música y canto a todo pulmón. Mi perro no siempre lo aprueba, pero me ayuda a mantener activas mis neuronas creativas».
Trabajar con niños
Para quienes tenemos hijos, un beneficio adicional de un régimen de trabajo flexible es la posibilidad de pasar más tiempo con nuestra familia. Sin embargo, trabajar con niños en casa presenta sus propios desafíos. Y no se trata solo de prepararnos para trabajar con éxito; también queremos maximizar nuestra capacidad de ser una influencia positiva en la vida de nuestros hijos.
Kristinia Plauche (Ingeniera de la felicidad) tiene ocho hijos, seis de los cuales volvieron a casa durante la pandemia: «Mi hija menor tiene ahora diez años, así que es diferente de cuando eran bebés y niños pequeños, pero esto es lo que me ha funcionado:
Monta tu oficina en el armario y cierra la puerta. (Este es realmente el lugar donde está mi oficina y funciona de maravilla. Es tranquilo.)
Como los niños estudian por internet, también puedo comunicarme con ellos por internet. Enviarles un correo electrónico o un mensaje de Google Hangouts evita que tenga que interrumpir mi trabajo para buscarlos. Puedo pedirles que vengan a mí.
Dales responsabilidades. Pueden preparar comidas y ayudar.
Planifica el día, pero no lo hagas por ellos. Pídeles que anoten lo que piensan hacer. Esto ha sido muy eficaz para nosotros. Sé que puede sonar exagerado, pero ha supuesto una gran diferencia dar a cada persona una hoja de papel con un horario y pedirle que haga un plan.
Haz que se responsabilicen de lo que hicieron y que te informen. Durante la cena, los niños hablan de lo que lograron ese día. Mantenerlos ocupados reduce mi preocupación y mi culpa por lo que hacen mientras estoy trabajando.
Tómate pausas de almuerzo de verdad. Dedicar tiempo a comer juntos en mitad del día es un buen descanso para todos.
Haz un proyecto durante el almuerzo —algo que podáis terminar en menos de una hora—. Os da a todos algo que esperar con ilusión».
La oficina de Kristina en el armario
Brandon Kraft (especialista en código) tiene seis hijas en casa, de entre 18 meses y 10 años. «Este es mi mejor consejo:
Comunicación: En todas estas situaciones, es fundamental mantener una comunicación abierta y adecuada a la edad de tus hijos, así como con tu pareja.
Flexibilidad: Esto funciona en ambos sentidos. Debes ser flexible y entender que los niños son niños. A veces harán mucho ruido y, hasta cierto punto, debes aceptar que eso ocurre. A veces se desatará el caos y quizá tengas que salir un minuto para ayudar a resolver una pelea. Al mismo tiempo, me aseguro de avisarles cuando estoy a punto de entrar en una llamada (al menos en aquellas durante las que realmente no debería ser interrumpido), y ellos son flexibles y hacen actividades más tranquilas durante esa hora. Mi esposa y yo hemos sido flexibles con nuestros respectivos trabajos; tengo el privilegio de que ella también trabaja en casa y solo a tiempo parcial, pero aun así algunos días planeo tomar un descanso más largo para almorzar y trabajar intencionadamente por la tarde para adaptarme a sus necesidades profesionales.
Expectativas: Establecer expectativas ha sido fundamental. Mi oficina está junto a la sala principal de la casa y tiene puertas francesas, así que los niños siempre pueden verme. Pero si las puertas están cerradas, «Papá está trabajando». Mi hija menor sabe que puede llamar y saludar con la mano, y yo le devolveré el saludo; aun así, la puerta cerrada significa algo.
Horarios: Del mismo modo, hemos establecido que almorzaré a las 12:30 y cerraré la sesión a las 17:30, exactamente. A las 17:30 suena una alarma, mi hija menor toma su vaso de leche y llama a mi puerta. Para mí, eso significa que alrededor de las 17:00 debo empezar a terminar mi trabajo. Envío ese último commit y luego me pongo al día con los correos electrónicos durante unos minutos. Intento establecer expectativas en el trabajo sobre lo que puedo terminar en un día. Si necesito dedicar tiempo extra, es después de que todos los niños se hayan dormido y de que haya terminado mis tareas domésticas personales.
¡Aprovecha el hecho de estar en casa! A veces planeo un descanso más largo para almorzar específicamente para poder ayudar a los niños con sus tareas escolares, hacer con ellos un proyecto de las Girl Scouts o lanzar una pelota en el patio a mediodía en lugar de por la tarde.
No intentes controlar a los niños y trabajar al mismo tiempo: si intento seguir una conversación de Slack en el teléfono o ejecutar un script largo que tengo que revisar de vez en cuando durante los momentos en que estoy «fuera del trabajo», termino frustrado y sin hacer bien ninguna de las dos cosas. Cuando trabajo, trabajo. Cuando no, no. Las interrupciones breves son una cosa, pero he descubierto que no puedo planear combinar ambas actividades a la vez con verdadero éxito. Al igual que esperamos que no me molesten en la medida de lo posible cuando mi puerta está cerrada, necesito estar mentalmente disponible para ellos cuando estoy fuera de la oficina.
Habla con tus hijos sobre el trabajo: para la mayoría de los más pequeños, los dispositivos son cosas con las que juegan y me ven «jugando» en el ordenador todo el tiempo. Me esfuerzo por hablarles del trabajo que hago de una manera que puedan entender: «Escribí código que no funcionaba y tuve que seguir intentándolo casi todo el día para conseguir que funcionara bien. Fue complicado porque, cuando el código falla, se supone que debe mostrarme un mensaje de error, pero este solo lo hacía algunas veces». Es complicado, pero intento explicarlo de formas que los más pequeños puedan entender en parte y que, al mismo tiempo, ayuden a los mayores a aprender».
Salud física y mental
Pasar todo el día en una sola posición hasta resolver un problema o completar un hito puede no ser lo mejor para tu trabajo o tu cuerpo. La actividad física, los descansos y los buenos hábitos de autocuidado hacen que tus periodos de trabajo concentrado sean más productivos.
Sergey: «Tu productividad varía a lo largo del día. Si te cuesta concentrarte, quizá sea mejor cambiar a otra cosa en lugar de seguir forzándote. Y haz algo de actividad física entre las sesiones de trabajo; tu cuerpo te lo agradecerá».
Sergey también habló de los estimulantes y de su efecto en el cuerpo: «El café es un estimulante y trato de usarlo estratégicamente. Si se consume con frecuencia, el cuerpo se adapta y reduce su efecto. Por otro lado, si normalmente no bebes demasiado café, media taza puede darte energía cuando más la necesitas. También intento evitar usar el teléfono durante la hora previa a acostarme debido a su efecto estimulante. Me resulta más fácil conciliar el sueño y aumenta la cantidad de sueño profundo que obtengo, así que me despierto bien descansado y más productivo».
Jeff: «Sigo una rutina estricta y hago descansos frecuentes. También combino el ejercicio con el trabajo. Tengo una bicicleta estática diseñada específicamente para caber debajo de mi escritorio de pie. Interrumpe tu jornada con una sesión de ejercicio o da una vuelta a la manzana, por el pasillo del edificio, etc., cada hora más o menos. Haz que la sangre siga circulando».
Marly: «Organiza al menos una o dos pausas para tomar un café con personas con las que trabajas —preferiblemente por vídeo, pero como mínimo por audio—. Todos somos seres humanos que deseamos algún tipo de conexión. Como persona extrovertida a la que le gusta conocer gente (especialmente en un entorno laboral distribuido), ponerse en contacto con otras personas es bueno para el alma y para la moral general cuando se trabaja en equipo, incluso en equipos interfuncionales. Por no mencionar que es agradable entablar conversaciones no relacionadas con el trabajo y descubrir sus intereses, talentos y pasiones».
Rob: «He descubierto que, cuando me estanco o me siento especialmente cansado, normalmente es porque hace tiempo que no hago ejercicio. Si tengo tiempo, me gusta salir a correr o montar en bicicleta. Si es un día ajetreado, incluso hacer flexiones, sentadillas y abdominales en la oficina entre llamadas me da un impulso de energía».
Michelle: «Es algo pequeño, pero intento acordarme de apartar la vista de la pantalla y dejar que mis ojos enfoquen algo lejano cada media hora aproximadamente (o cada vez que suena el temporizador Pomodoro). Es muy fácil pasar demasiado tiempo mirando fijamente el portátil, forzando la vista y provocándome dolor de cabeza, y es muy fácil evitarlo dejando que los ojos enfoquen otra cosa. Además, le da un pequeño respiro al cerebro».
Andrei: «Últimamente he estado usando Freeletics y hasta ahora ha sido genial… Los estiramientos también son estupendos, especialmente cuando pasas tantas horas sentado frente a un escritorio».
No es una receta médica
Durante nuestra investigación, algunos consejos destacaron especialmente:
Usa objetos físicos para distinguir tu espacio de trabajo, aunque no puedas reservar una habitación exclusiva.
Minimiza las distracciones, especialmente en los momentos de máxima productividad.
Establece expectativas contigo mismo (mediante la disciplina de organizar tus horarios) y con quienes te rodean (tanto adultos como niños), para fomentar el respeto mutuo por las necesidades personales y profesionales.
Un espacio de trabajo eficaz puede incluir iluminación especial, música, escritorios para trabajar sentado o de pie y otros equipos singulares, o puede ser simplemente una superficie plana y un portátil.
No esperes la perfección, pero esfuérzate conscientemente por respetar tu salud física y mental.
Pero, al final, lo que funciona para algunos de nosotros quizá no funcione para ti. Para Woody, «a lo largo de los años han ido apareciendo y desapareciendo distintas formas de mantener la cordura y la productividad». Aunque quizá tengas tu propia estrategia para trabajar desde casa, esperamos que algunos de nuestros consejos te inspiren a encontrar tu felicidad laboral.
Tómate el tiempo para reflexionar sobre lo que funciona para ti y lo que no, y mantente siempre dispuesto a adaptarte. Descubrirás que el trabajo remoto es a la vez desafiante y gratificante, y ofrece la oportunidad de lograr un mayor equilibrio personal y una mayor autoestima.
Rob works on building tools for creators and their audiences. He's focused on building an open, calm platform that will be loved by bloggers, newsletter publishers, podcasters, and readers alike. He's worked on marketing and product for 15 years, primarily at Automattic, Mailchimp, and UPS.
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