Un site Web de cabinet médical est un outil essentiel pour tout professionnel de santé. Il peut servir à partager des ressources avec les patients, à démontrer votre expertise et à faire connaître vos services. Il peut également jouer un rôle essentiel dans la gestion de la facturation et des paiements, la prise de rendez-vous et l’accès des patients à leur dossier médical.
Pour servir au mieux vos patients actuels et futurs, vous devrez planifier soigneusement les fonctionnalités et le contenu de votre site Web. Si vous êtes un professionnel de santé ou un développeur Web sans expérience dans la création de sites pour cabinets médicaux, vous pourriez faire appel à un développeur spécialisé dans ce domaine afin de vous assurer que les exigences de conformité de l’ADA, de la HIPAA et des autres réglementations sont respectées.
Que vous créiez vous-même votre site ou que vous engagiez un développeur pour le faire, incluez les 13 fonctionnalités suivantes afin de maximiser les avantages pour vos patients et votre activité :
1. Mettez clairement en avant l’emplacement, les coordonnées et les horaires d’ouverture
Cela peut sembler évident, mais tous les sites Web de cabinets médicaux n’affichent pas leurs informations professionnelles les plus importantes à des endroits faciles à trouver. Si un patient potentiel doit trop faire défiler la page ou cliquer sur plusieurs liens pour trouver votre adresse, votre numéro de téléphone, votre formulaire de contact et vos horaires d’ouverture, il pourrait simplement se tourner vers un autre professionnel.
Vous devriez également inclure ces informations sur un profil Google My Business. Si les informations correspondent correctement, Google associera mieux votre site à votre emplacement, ce qui peut améliorer votre classement dans les moteurs de recherche. C’est un moyen simple d’améliorer vos efforts en matière de SEO et votre profil lui-même pourrait devenir une source de trafic.
Voici quelques emplacements où vous pourriez ajouter tout ou partie de ces informations sur votre site Web :
- Barre de menu supérieure
- Pied de page de chaque page
- Menu latéral fixe
- Pages et articles fréquemment consultés
Les blocs de Jetpack offrent d’excellents outils pour ajouter coordonnées, formulaires de contact, et horaires d’ouverture à votre site Web. C’est pratique, car vous pouvez créer un bloc pour chaque élément et l’insérer dans n’importe quelle page ou publication sans avoir à ressaisir ni à mettre en forme ces informations.
Si votre activité possède plusieurs établissements, vous pourriez inclure un outil de recherche d’emplacement sur votre page d’accueil ou ajouter un lien vers votre barre de navigation principale. Le bloc Cartes de Jetpack vous permet d’ajouter plusieurs emplacements sur une carte interactive afin que les patients puissent facilement trouver le cabinet le plus proche.
Superdrug Health Clinics sont situées dans les magasins Superdrug, le deuxième plus grand détaillant de produits de santé et de beauté au Royaume-Uni. Leur menu supérieur permet d’accéder facilement aux fonctionnalités dont les clients ont le plus besoin : un lien vers un outil de recherche de cabinet, un numéro de téléphone et la prise de rendez-vous en ligne.
myLABBOX propose des solutions de dépistage à domicile certifiées par des laboratoires pour répondre à divers besoins. Toutes leurs coordonnées importantes et leurs horaires d’ouverture figurent dans le pied de page de leur site, afin que les visiteurs puissent trouver ces informations quelle que soit la page consultée.
À gauche : ajoutez un repère avec un titre et une légende d’adresse à votre bloc Cartes de Jetpack. À droite : exemple d’affichage du bloc Cartes de Jetpack avec plusieurs emplacements.
2. Présentez les services que vous proposez vers le haut de votre page d’accueil
Informez les patients potentiels de votre identité et des services que vous proposez dès leur arrivée sur votre page d’accueil. Vous pouvez ajouter des boutons renvoyant vers des informations plus détaillées, mais plus vite ils comprendront les services que vous proposez, plus vite ils pourront décider si vous êtes en mesure de répondre à leurs besoins.
myLABBOX donne un bref aperçu des services proposés, avec un lien « Shop All Tests » dès le haut de sa page d’accueil. Plus bas, l’entreprise a inclus certains de ses dépistages les plus populaires afin de permettre un accès rapide aux kits de test recherchés par les patients. Ceux-ci comprennent immédiatement ce que propose myLABBOX et peuvent cliquer sur quelques boutons pour en savoir plus ou acheter le produit recherché.
3. Ajoutez un annuaire du personnel
Un annuaire de vos praticiens et de votre personnel est extrêmement utile si vous travaillez avec plusieurs médecins. Il doit répertorier le nom, les qualifications et l’expérience de chaque professionnel. Vous pouvez également choisir d’y inclure une photo, une biographie détaillée, les horaires individuels du cabinet et les coordonnées pertinentes.
Même si vous exercez seul, vous devriez inclure une page consacrée à votre parcours, votre formation et votre expertise. La relation entre le professionnel de santé et le patient est très personnelle, et les patients veulent savoir que les personnes qui les soignent sont expérimentées, bienveillantes et avenantes. Essayez de le faire comprendre dans vos messages afin d’instaurer un climat de confiance avant même que vos patients ne franchissent votre porte.
Northwest Eye Design fabrique des yeux prothétiques. La page de son personnel détaille l’expérience, les compétences et les valeurs de chaque oculariste. Les citations directes de chacun ajoutent une touche de personnalisation qui témoigne de l’attention portée aux patients et de la compassion de l’équipe.
4. Proposez des produits dans une boutique en ligne
Si vous vendez des produits dans les établissements physiques de votre cabinet, vous pourriez également les proposer en ligne. C’est particulièrement utile si vous accueillez beaucoup de patients à mobilité réduite, mais c’est aussi un service appréciable qui peut éviter à n’importe qui un déplacement supplémentaire. Et si un patient est malade d’une affection contagieuse, il n’aura pas besoin de se rendre dans votre cabinet et de mettre les autres en danger.
WooCommerce est un excellent outil de commerce électronique et représente 29 % de l’ensemble des boutiques en ligne. Il est facilement extensible grâce à des centaines d’extensions qui vous permettent de vendre pratiquement n’importe quoi en ligne. Vous pouvez non seulement utiliser WooCommerce pour vendre des articles physiques, mais aussi proposer des téléchargements numériques tels que des guides de nutrition, des programmes de gestion du poids ou des livres numériques, et prendre des rendez-vous en personne ou en téléconsultation.
Northwest Eye Design dispose d’une boutique en ligne créée avec WooCommerce où les clients peuvent acheter des produits de soins oculaires et des livres éducatifs.
5. Inclure les réponses aux FAQ et des liens vers des ressources pour les patients
Les cabinets médicaux répondent souvent aux mêmes questions, comme « Quels assureurs acceptez-vous ? », « Comment payer ma facture ? » ou « Quelles sont vos règles d’annulation ? ». Envisagez de répondre aux questions fréquemment posées sur certaines pages de votre site Web. Par exemple, si vous avez une page consacrée à un type précis d’intervention, ajoutez-y des FAQ en bas de page pour répondre aux questions sur les coûts, les risques, la durée de l’intervention, etc. En fournissant aux visiteurs des réponses aux questions courantes avant qu’ils ne vous contactent par téléphone ou par e-mail, vous réduirez les demandes répétitives.
Vous pouvez également inclure des liens vers des ressources pour les patients, comme des articles utiles sur certaines affections traitées par votre cabinet et des formulaires téléchargeables. Si vos formulaires et ressources sont nombreux, vous pouvez consacrer une page à chacun d’eux ; sinon, il peut être plus judicieux de les regrouper au même endroit.
myLABBOX dispose d’une page de FAQ utilisant des onglets de type accordéon. Cliquez sur le signe plus à gauche de chaque question pour afficher la réponse. Cliquez sur le signe moins pour fermer la réponse. Des liens vers des ressources pour les patients sont également affichés sur le côté droit de la page. Cette solution est particulièrement utile pour les questions qui seraient trop longues à traiter sur une seule page de FAQ.
6. Répondre aux FAQ avec un chatbot
Pour certains visiteurs, cliquer sur un lien vers une page de FAQ peut être fastidieux. Plutôt que de parcourir une longue liste de questions fréquemment posées, ils préféreront peut-être simplement contacter quelqu’un et obtenir immédiatement une réponse. Un chatbot contenant des réponses préremplies aux questions courantes peut être un excellent moyen de filtrer les questions des visiteurs avant qu’ils ne vous contactent.
Northwest Eye Design utilise un chatbot présent sur l’ensemble de son site pour répondre aux questions des visiteurs. Une notification indiquant le délai de réponse moyen est affichée juste au-dessus du champ de message afin de donner une idée du délai d’attente.
Il existe diverses solutions de chatbot gratuites dans le dépôt d’extensions WordPress, ainsi que des extensions premium disponibles ailleurs.
7. Proposer la prise de rendez-vous en ligne
Les responsables de cabinet ont généralement beaucoup de tâches à gérer chaque jour, et la prise manuelle des rendez-vous par téléphone peut leur demander plus de temps qu’ils n’en disposent. De plus, les patients n’apprécient généralement pas d’être mis en attente ou de devoir attendre une réponse par e-mail. Faites gagner du temps à votre personnel et évitez à vos patients l’irritation de la musique d’attente en leur permettant de prendre rendez-vous en ligne.
Ensuite, vous devrez décider si vous souhaitez permettre à vos clients de payer leur rendez-vous pendant le processus de réservation ou simplement de le planifier.
Si vous utilisez WooCommerce, vous pouvez permettre aux patients de prendre et de payer leurs rendez-vous en ligne avec WooCommerce Bookings. Personnalisez votre calendrier de réservation pour prévoir du temps entre les rendez-vous, configurez des rappels afin que vos patients n’oublient pas leurs rendez-vous et synchronisez-le avec Google Calendar pour que les rendez-vous pris en personne ou par téléphone apparaissent comme des créneaux indisponibles en ligne.
Si vous n’avez pas besoin que les patients paient leurs rendez-vous au moment de les planifier, vous pouvez plutôt utiliser le bloc Calendly de Jetpack. Le bloc Calendly nécessite que vous disposiez d’un compte Calendly gratuit ou payant. Placez le bloc sur n’importe quelle page ou publication de votre site Web afin que vos patients puissent prendre rendez-vous sans quitter la page sur laquelle ils se trouvent.
8. Permettre à vos patients de payer les services en ligne
Une solution privée et sécurisée permettant à vos patients de payer en ligne peut accélérer les paiements et leur offrir davantage de praticité. Invoicing PRO de Jetpack CRM, une extension, ainsi que le Portail client permettent à vos patients de régler leurs factures directement depuis votre portail client. Vos patients pourront facilement accéder à l’historique de facturation et de paiement depuis leur tableau de bord, ce qui réduira la confusion quant au statut de paiement des factures.
9. Fournir un accès en ligne aux dossiers des patients
Les patients ne devraient pas seulement pouvoir payer leurs factures en ligne ; ils devraient également bénéficier d’un accès simple et sécurisé à leurs dossiers médicaux. Devoir appeler, envoyer un e-mail ou se déplacer au cabinet pour demander une copie de leurs dossiers est très contraignant, tant pour les patients que pour le personnel. La création d’un portail patient sécurisé éliminera les démarches administratives superflues, réduira le temps consacré à l’envoi de documents par fax, e-mail ou courrier et permettra à vos patients d’obtenir plus facilement les informations dont ils ont besoin dans les meilleurs délais.
Portail client de Jetpack CRM permet de partager en privé avec vos patients des devis pour les interventions, des factures de services, des dossiers de patients, d’autres fichiers importants ainsi que l’historique des paiements.
10. Veiller à être facilement trouvé dans les moteurs de recherche
Même si votre site Web est magnifiquement conçu et informatif, vous devrez prendre quelques mesures supplémentaires pour l’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO), afin que votre cabinet apparaisse sur la première ou la deuxième page des résultats de recherche en ligne. Les moteurs de recherche comme Google et Bing recherchent certains types de mots-clés, de méta-descriptions et de sitemaps pour contribuer au classement des pages de votre site.
Il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte pour un référencement naturel de qualité. Mais avant tout, vous devez inclure sur votre site des termes que les patients potentiels pourraient utiliser pour rechercher votre cabinet. Vous devez également inclure un sitemap XML afin d’informer les moteurs de recherche du contenu de votre site. Mais les moteurs de recherche tiennent aussi compte de la qualité de l’expérience utilisateur. Veillez donc à empêcher les contenus indésirables d’apparaître sur votre site afin que les visiteurs soient en sécurité et à vous assurer qu’il se charge rapidement afin qu’ils bénéficient d’une bonne expérience.
Bien que SEO puisse sembler quelque peu intimidant, les outils d’optimisation pour les moteurs de recherche de Jetpack facilitent la tâche grâce à des fonctionnalités qui vous permettent de :
- Personnaliser l’affichage des titres de votre contenu.
- Créer des méta-descriptions sans toucher au code.
- Personnaliser les méta-descriptions pour les articles et les pages individuellement.
- Voir des aperçus en direct de l’affichage de votre contenu sur Google, Facebook, Twitter et WordPress.com.
Jetpack propose également automatisation des réseaux sociaux afin que vous puissiez publier le contenu de votre site sur vos plateformes de réseaux sociaux directement depuis le tableau de bord de WordPress. Bien que les réseaux sociaux n’influencent pas directement votre SEO, les internautes consultent souvent les profils sur les réseaux sociaux lorsqu’ils souhaitent en savoir plus sur une entreprise. Si les visiteurs constatent que vous publiez des articles et des actualités informatifs sur votre activité (comme les horaires d’ouverture pendant les fêtes ou l’arrivée de nouveaux praticiens), ils seront peut-être davantage enclins à vous considérer comme digne de confiance et soucieux de vos patients.
Au-delà de votre site, pensez à créer des profils sur des plateformes tierces comme Google My Business. C’est particulièrement important si vous exercez dans une zone locale et que vous n’avez pas besoin d’être bien classé à l’échelle nationale pour certains termes.
Par exemple, lorsqu’une personne recherche « médecin ophtalmologiste près de chez moi », Google affiche généralement les profils Google My Business avant les résultats naturels. Vous ne voulez donc pas laisser passer cette occasion.
Pour tirer le meilleur parti de vos efforts, veillez à remplir entièrement votre profil et à le tenir à jour avec vos horaires d’ouverture actuels et toute autre information pertinente. Publiez régulièrement des images de votre cabinet et demandez à vos patients de laisser des avis sur Google.
Découvrez d’autres moyens d’améliorer votre SEO.
11. Optimisez la vitesse de votre site
L’optimisation de la vitesse du site est un élément essentiel de votre stratégie SEO, mais elle est également importante pour l’expérience utilisateur. Si votre site se charge lentement, vos patients actuels et potentiels risquent de perdre patience et de quitter votre site. Vous risquez de devoir répondre à de nombreux appels téléphoniques et de compromettre les efforts considérables déployés pour automatiser certaines tâches et vous faciliter la vie.
Voici quelques mesures simples que vous pouvez prendre pour optimiser la vitesse de votre site :
- Diffusez des fichiers image optimisés en utilisant la plus petite taille possible tout en conservant une haute résolution.
- Si votre site utilise des fichiers vidéo ou audio, hébergez-les sur un service externe. Vous pouvez aussi les stocker sur votre site sans le ralentir grâce à Jetpack et à son outil d’hébergement vidéo.
- Utilisez un réseau de diffusion de contenu pour diffuser des contenus volumineux comme des images, des vidéos, JavaScript et CSS. Jetpack propose un CDN gratuit qui peut être activé en un clic.
- Choisissez un hébergeur réputé qui utilise la dernière version de PHP, offre un espace de stockage suffisant et garantit une disponibilité fiable et constante. Vous avez des doutes sur la disponibilité de votre site ? Essayez d’activer, dans Jetpack, l’outil de surveillance des interruptions pour savoir instantanément si votre site tombe en panne.
Pour savoir facilement à quelle vitesse votre site se charge (et activer des fonctionnalités avancées telles que l’optimisation de la structure CSS, le report du JavaScript non essentiel et le chargement différé des images), installez gratuitement le plugin Jetpack Boost.
Découvrez comment optimiser les performances de votre site.
12. Concevez un site conforme à l’ADA
Il est particulièrement important que les sites Web liés aux soins de santé respectent l’Americans with Disabilities Act. Il existe diverses règles auxquelles les cabinets médicaux doivent se conformer afin que leurs sites soient accessibles aux personnes malvoyantes, malentendantes ou présentant d’autres handicaps.
Les Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) de la Web Accessibility Initiative proposent une liste exhaustive des mesures à prendre pour rendre votre site aussi accessible que possible. Toutefois, voici quelques éléments à garder à l’esprit lors de la conception de votre site :
- Mettez en forme votre site afin qu’il puisse être facilement lu par un lecteur d’écran.
- Prêtez attention au contraste et aux palettes de couleurs afin que les personnes malvoyantes ou daltoniennes puissent facilement lire votre contenu.
- Ajoutez des sous-titres à toutes les vidéos de votre site pour les patients sourds ou malentendants.
- Ajoutez un texte alternatif à toutes les images. Le texte alternatif est le seul moyen pour les lecteurs d’écran et les moteurs de recherche de connaître le contenu de vos images. Veillez à ce qu’il soit descriptif et utile afin que les personnes malvoyantes puissent réellement se représenter vos images.
- Utilisez des graphiques et des images en complément du texte pour communiquer des informations et répondre aux besoins des personnes ayant des difficultés de lecture.
Découvrez comment créer un site WordPress accessible.
13. Faites de la sécurité et de la conformité à la HIPAA une priorité
Si vous acceptez des paiements ou transmettez des informations confidentielles sur vos patients via votre site Web, vous devrez respecter certaines normes de sécurité, HIPAA et HITECH. Au minimum, vous devrez :
- Un certificat SSL. Les certificats SSL sont des fichiers de données stockés sur des serveurs web qui facilitent les connexions sécurisées entre le serveur et un navigateur. Ils servent à chiffrer les transactions par carte bancaire, à sécuriser les transferts de données et à chiffrer les informations de connexion aux comptes. De nombreux hébergeurs web proposent gratuitement des certificats SSL ou les incluent automatiquement dans votre offre d’hébergement.
- Extensions de sécurité et de lutte contre le spam. Au-delà d’un certificat SSL, vous devrez mettre en place d’autres mesures de sécurité, comme des sauvegardes automatisées de sites, une protection contre le spam, une protection contre les attaques par force brute, la détection des logiciels malveillants et la surveillance des temps d’indisponibilité. Jetpack Security peut contribuer à sécuriser votre site en proposant toutes ces fonctionnalités pour un faible coût mensuel.
- Conformité aux exigences HIPAA et HITECH. Si vous avez déjà installé votre certificat SSL, vous avez déjà satisfait à l’une des exigences HIPAA et HITECH. Super ! Mais vous devrez suivre plusieurs autres étapes pour être en conformité :
- Conservez des sauvegardes de votre site et de toutes les données des patients.
- Limitez l’accès aux informations aux seuls employés qui en ont besoin.
- Exigez que les employés signent des accords de confidentialité.
- Exigez des prestataires tiers qui accèdent aux données sensibles de votre site qu’ils signent un accord de partenariat commercial HIPAA.
- Répondez aux demandes des patients souhaitant supprimer des informations de votre site et détruisez complètement ces informations après leur suppression.
- Chiffrez tous les fichiers des patients.
- Effectuez régulièrement des audits de conformité en consultant la liste de contrôle de conformité HIPAA.
Vous et votre équipe savez peut-être que vous respectez les réglementations en matière de sécurité et de confidentialité, mais vos patients doivent également en être informés. Ajoutez ces informations à la politique de confidentialité de votre site Web et envisagez d’ajouter dans l’en-tête ou le pied de page de votre site des logos de confiance indiquant la conformité aux normes ADA, HIPPA, HITECH et PCI.
L’expérience de vos patients commence par votre site Web
Créer un site Web sûr et sécurisé pour votre cabinet médical vous aidera à offrir une expérience utilisateur de qualité à vos patients, à améliorer votre efficacité opérationnelle et à toucher plus facilement de nouveaux clients. Cela contribuera également à humaniser votre cabinet et à créer des relations avec les patients qui vous confient leur santé et vous accordent leur confiance.
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